RGPD & Enseignement supérieur : comment gérer vos données ?
Depuis son entrée en application en 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a profondément transformé la façon dont les établissements d’enseignement supérieur collectent, stockent et exploitent les données à caractère personnel. Car les écoles, universités, CFA ou IAE traitent quotidiennement une grande quantité d’informations sensibles : étudiants, candidats, alumni, entreprises partenaires, prescripteurs, etc.
Or, mal gérée, cette base de données peut être source de risque juridique, financier… et réputationnel. Voici les bonnes pratiques à adopter pour garantir la conformité RGPD dans votre CRM, avec un focus sur OSCAR CRM.
1. Comprendre les enjeux du RGPD dans l’enseignement supérieur
Les établissements d’enseignement supérieur sont soumis aux mêmes obligations que les entreprises privées : consentement clair, information des personnes, droit à l’oubli, minimisation des données, documentation des traitements, etc. Mais le volume de données traitées, la durée des cycles de recrutement, et la multiplicité des profils (lycéens, parents, étudiants, alumni, entreprises) rendent la mise en conformité plus complexe.
C’est pourquoi l’utilisation d’un CRM adapté au secteur est essentielle.
2. La durée de conservation : un point clé (et souvent oublié)
Selon la CNIL, les données personnelles doivent être conservées pendant une durée « proportionnée à la finalité du traitement ». Pour les contacts commerciaux inactifs, la durée recommandée est de 3 ans maximum.
Dans l’enseignement supérieur, cela signifie qu’un prospect n’ayant plus interagi avec l’établissement depuis 3 ans doit être :
- supprimé de la base,
- ou archivé s’il existe un intérêt légitime clairement documenté (ex : contrôle de la DGCCRF ou de l’éducation nationale).
OSCAR CRM Enseignement supérieur intègre une alerte automatique signalant tous les contacts inactifs depuis plus de 3 ans. Cette fonctionnalité vous permet de planifier des campagnes de réactivation ou de lancer des opérations de nettoyage de la base.
3. Les risques en cas de non-conformité : à ne pas sous-estimer
La CNIL peut infliger des sanctions allant jusqu’à 4% du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros.
Et ce n’est pas théorique : en 2022, une école supérieure privée a été mise en demeure par la CNIL pour avoir conservé des données de candidats au-delà des délais sans consentement ni information claire. Des sanctions financières ont suivi, ainsi qu’une atteinte à son image.
En tant qu’acteur de l’enseignement sup, votre responsabilité est donc engagée.
4. Bonnes pratiques à mettre en place dans OSCAR Campus CRM
✅ Activez le dédoublonnage automatique lors de l’import des données pour éviter les fiches en doublon.
✅ Utilisez l’alerte 3 ans pour identifier les contacts inactifs. Planifiez ensuite une campagne de consentement ou de purge.
✅ Renseignez les finalités marketing dans les paramètres du plan marketing. Cela vous permettra d’auditer plus facilement les traitements.
✅ Respectez les demandes RGPD en historisant les demandes de suppression, modification ou portabilité.
En conclusion
La conformité RGPD n’est pas un « plus », mais un impératif stratégique pour toute école. Un CRM spécialisé comme OSCAR CRM vous aide à industrialiser cette conformité, tout en conservant un haut niveau de performance marketing. La clé : automatiser ce qui peut l’être, documenter le reste, et nettoyer régulièrement.
Besoin d’un accompagnement RGPD ? Contactez votre consultant OSCAR CRM.
