Le marketing automation est devenu un outil incontournable pour les établissements d’enseignement supérieur souhaitant optimiser leur gestion des candidats. Que ce soit pour attirer, engager ou convertir des prospects, l’automatisation permet de déployer des stratégies précises, efficaces et personnalisées. Dans cet article, nous allons voir comment mettre en place un processus de marketing automation, en prenant l’exemple d’une Journée Portes Ouvertes (JPO). Toute’s ces actions sont réalisables avec OSCAR CRM, le logiciel CRM des écoles, universités, IAE, IUT, CFA …

1. Pourquoi le marketing automation ?

d’une Journée Portes Ouvertes (JPO).

Pourquoi le Marketing Automation ?

Avant de plonger dans l’exemple concret, rappelons les bénéfices du marketing automation :

• Gain de temps : automatiser les tâches répétitives pour se concentrer sur les actions à valeur ajoutée.
• Personnalisation : envoyer des messages adaptés au comportement de chaque prospect.
• Suivi efficace : ne jamais perdre de vue un contact, que ce soit avant ou après un événement clé.

2. Étape 1 : Scénario avant la JPO – Relances jusqu’à l’événement

Dès qu’une personne s’inscrit à la JPO via votre site ou une page dédiée, un premier scénario de relances peut être lancé. Voici comment cela peut se dérouler :

Objectif : Maximiser la participation à la JPO.

1. Confirmation d’inscription immédiate :
   • E-mail de bienvenue avec les détails pratiques de l’événement (date, heure, adresse).
   • SMS de confirmation avec un lien vers la page de l’événement pour plus d’infos.
2. Relance à J-7 :
   • E-mail rappelant l’événement dans une semaine. Ce message peut aussi contenir des témoignages d’étudiants ou des informations sur le programme de la journée pour générer encore plus d’intérêt.
3. Relance à J-2 :
   • E-mail ou SMS personnalisé avec un rappel du lieu et de l’heure de la JPO. Ajoutez une touche personnelle, comme un mot de l’équipe pédagogique ou un lien vers un plan d’accès.
   • Vous pouvez également proposer une possibilité de visio pour les personnes qui ne pourraient pas se déplacer.
4. Jour J – Relance du matin :
   • SMS rappelant l’événement et remerciant les participants pour leur inscription, en précisant que toute l’équipe est impatiente de les rencontrer.

3. Étape 2 : Scénario après la JPO – Engager les participants et les absents

Une fois l’événement terminé, il est essentiel de ne pas perdre l’engagement des prospects. C’est là qu’un deuxième workflow entre en jeu, différenciant les personnes qui sont venues et celles qui n’ont pas pu assister à la JPO.

Pour les participants :

Objectif : Encourager à candidater.

1. E-mail de remerciement (J+1) :
   • Remerciez les participants pour leur présence, envoyez des ressources complémentaires (brochures, vidéos de présentation), et incluez un lien direct vers le formulaire de candidature.
2. Relance à J+7 :
   • E-mail rappelant l’intérêt de candidater, avec des témoignages d’étudiants actuels ou un accès à une session de questions-réponses avec l’équipe admissions.
3. Relance à J+14 :
   • Si la personne n’a toujours pas candidaté, un SMS ou un e-mail plus personnel peut être envoyé pour proposer un entretien téléphonique avec un conseiller ou un étudiant ambassadeur.

Pour les non-participants :

Objectif : Inciter à participer à la prochaine JPO.

1. E-mail d’opportunité manquée (J+1) :
   • Remerciez la personne pour son intérêt et exprimez votre regret qu’elle n’ait pas pu participer. Proposez de les tenir informés de la prochaine JPO ou de les inscrire directement.
2. Relance J+14 :
   • Annoncez la date de la prochaine JPO ou proposez une session en ligne. Vous pouvez aussi offrir un contenu exclusif, comme un webinar avec un expert ou une session FAQ sur les admissions.
3. Relance à J-30 avant la prochaine JPO :
   • Rappel régulier, via SMS ou e-mail, pour maintenir l’engagement et préparer les contacts à s’inscrire à la nouvelle session.

Conclusion

Le marketing automation est un levier puissant pour optimiser la gestion de vos événements comme les Journées Portes Ouvertes. En automatisant les relances avant et après l’événement, vous maximisez non seulement la participation, mais également les chances de convertir vos prospects en candidats. La clé du succès réside dans la personnalisation des messages et la pertinence du timing.

Intégrer cette approche dans votre stratégie marketing permet de garantir que chaque prospect reçoit la bonne information, au bon moment, pour une expérience optimale.