Témoignage : Julien Malhère, Builders École d’ingénieurs

Je m’appelle Julien Malhère et je suis responsable communication digitale à l’Builders École d’ingénieurs.

Builders École d’ingénieurs est une école d’ingénieur spécialisée dans les travaux de la construction. Nous sommes basés à la fois à Caen, en Normandie, mais également à Lyon depuis septembre 2021. L’école a été créée en 1993, pour répondre à un besoin de dynamiser l’offre d’emploi dans le secteur de la construction en province. Aujourd’hui, l’école compte près de 800 étudiants et 70 collaborateurs.

Nous proposons des formations post-bac et à partir de bac+2 comme par exemple le programme ingénieur construction. Nos étudiants peuvent poursuivre leurs études à travers 3 masters spécialisés. Notre offre de formation s’étend également à l’alternance et à la formation continue.

 

Pourquoi avez-vous choisi OSCAR CRM ?

Avant d’utiliser OSCAR CRM, nous utilisions un tableur Excel.

En 2019, nous avons intégré un concours regroupant plusieurs écoles et nous avons alors connu une augmentation conséquente de notre fichier de contacts, qui a été multiplié par 10. Il est alors devenu impossible de gérer notre croissance sous Excel : le fichier devenait lourd, nous ne pouvions plus identifier les doublons, ni tracer l’ensemble des actions ou cibler correctement des contacts. La mise en place d’un logiciel de CRM est alors devenu une priorité stratégique au sein de l’établissement.

 

Qu’est-ce qu’OSCAR CRM a apporté à votre établissement ?

OSCAR CRM nous permet de mieux visualiser nos contacts, et cela notamment en termes quantitatifs.
Nous pouvons également analyser plus facilement leur origine, leur parcours scolaire, leur zone géographique et tous les indicateurs qui nous intéressent, comme par exemple les différents points de contacts que nous avons avec nos candidats. Nous pouvons ainsi mesurer l’efficacité de nos actions de communication. 

Notre stratégie de recrutement s’est considérablement améliorée grâce à l’enrichissement d’information tout au long du cycle de vie du contact dans la base de données. Nous avons mis en place des actions plus ciblées et plus pointues, avec les indicateurs de performance adéquats.

Nous avons le sentiment d’avoir développé une culture beaucoup plus orientée « business ».

 

Comment s’est passée la prise en main du logiciel ? 

Avant la mise en place d’OSCAR CRM, nous n’avions aucune culture CRM au sein de notre établissement. 

J’ai été à l’initiative du projet et je pense que la première année nous n’avons pas su exploiter l’outil comme il le fallait. C’est vraiment au bout d’une année d’utilisation que les process ont été créés. Nous avons commencé par nous intéresser à des fonctionnalités basiques telles que l’envoi d’emails pour déployer au fur et à mesure des outils plus complexes. Je pense que nous utilisons aujourd’hui 75% du logiciel. 

Nous sommes devenus beaucoup plus à l’aise et agiles avec le temps et nous incitons actuellement le service relation entreprises à adopter OSCAR CRM pour sa gestion.

 

Comment expliquez vous les difficultés du démarrage ?

Nous avons choisi OSCAR CRM car c’est à notre connaissance l’un des rares logiciels de CRM dédié aux établissements d’enseignement supérieur. 

Nous sommes une petite équipe et nous avions une méconnaissance du CRM. Je me rends compte aujourd’hui que le logiciel est très simple mais que si nous n’avons pas de process clairs, les premiers temps sont compliqués. Nous aurions dû investir plus de temps en formation afin d’aller plus loin sur les fonctionnalités proposées par OSCAR CRM mais également pour nous poser plus de questions en matière de stratégie et de process. 

Je pense également que nous n’avons pas choisi le bon moment pour mettre en place le logiciel. En effet nous l’avons déployé au début de notre période de recrutement au mois de novembre. Avec le recul, je m’aperçois qu’il aurait été préférable de nous atteler à ce projet durant une période plus calme.

Heureusement, ces difficultés sont loin derrière nous et tout se déroule bien à ce jour. 

 

Quelle(s) tâche(s) OSCAR CRM a-t-il permis de faciliter ?

Tout d’abord je peux à présent sortir très facilement une volumétrie de leads sur une période donnée en fonction d’une source … ce qui était impossible auparavant.

Je peux également automatiser certaines actions.
Par exemple, nous avons mis en place des actions automatiques pour les nouveaux contacts entrants sur la base du programme souhaité. 
Toutefois, nous n’exploitons pas suffisamment les scenarii. Les scénarii demandent une certaine gymnastique intellectuelle, car il faut prévoir constamment les différents comportements possibles des candidats. Cela demande une certaine réflexion.

Ce qui nous aide le plus, ce sont les outils de statistiques et de scoring. Ils nous ont permis de personnaliser notre communication et de savoir différencier un candidat d’un autre. Nos taux de conversions ce sont vus améliorés et nous pouvons plus facilement construire nos reportings. OSCAR CRM est notre premier moyen de faire un bilan grâce aux nombreuses informations stockées au sein du logiciel chaque année.

Je ne saurai pas le quantifier mais utiliser un logiciel de CRM nous fait gagner un temps énorme et de la qualité au niveau de notre stratégie, L’avant et l’après n’est pas comparable : des fois, il nous fallait 5 minutes pour ouvrir un fichier Excel … La gestion des contacts n’a rien à voir avec celle d’auparavant. Pour rien au monde, nous ne ferions marche arrière.

 

Recommanderiez vous OSCAR CRM à d’autres établissements ? 

Oui bien sûr, sans problème. Effectivement, en matière de rapport qualité-prix, pour l’instant, nous n’avons rien trouvé de plus performant.