Gérer sa base de données dans l’enseignement supérieur

Une base de données est environnement « vivant ».
Il est important de gérer sa base de données une fois les contacts collectées, car certaines informations peuvent changer au fil du temps et devenir rapidement obsolètes.

METTRE EN PLACE UNE STRATEGIE

Mettre en place une stratégie est indispensable à la bonne exploitation d’une base de données. Sans elle, les campagnes que vous mettrez en place ne toucheront pas votre cible et seront désorganisées. Vous devez prévoir toutes vos actions à l’avance et adapté la suite de votre stratégie en fonction des résultats de vos campagnes précédentes, tirez des leçons de vos actions antérieures. Construisez votre modèle de données en fonction du fonctionnement de votre école et des informations dont vous avez besoin. Si votre école fonctionne, par exemple, par standard téléphonique, pensez à bien demander le numéro de téléphone de votre prospect.

METTRE A JOUR LES DONNEES

Pour des données de qualité, mettez-les à jour le plus souvent possible. Si votre prospect a déjà rempli un formulaire sur votre site et qu’il en rempli un second quelque temps plus tard en indiquant par exemple une adresse différente, mettez à jour son dossier en gardant les informations les plus récentes. Si vous gardez des informations erronées ou ne les mettez pas à jour, votre base de données se retrouvera vite obsolète et sera inexploitable.

Des erreurs peuvent parfois se glisser dans vos contacts, vous pouvez avoir des doublons (due à des homonymes ou au fait qu’un prospect ai rempli un nouveau formulaire). Il va donc falloir supprimer ces doublons. Pour dédoublonner, vous pouvez comparer les informations des deux profils, il faudra garder toutes les informations les plus récentes (le prospect a pu changer d’adresse). N’oubliez pas d’archiver vos données en fin d’années. Les prospects qui étaient intéressés par une formation en Bac+2, ne seront pour la plupart plus au même stade de leurs études. Vous pouvez automatiser la mise à jour de données de plusieurs façons, grâce à un CRM ou via une API. Vous pouvez qualifier vos données via vos formulaires ou vos dossiers de contacts.

ANALYSER LES DONNEES

Pour exploiter au mieux les données que vous avez collectées, il va vous falloir les analyser. Pour y parvenir, vous pouvez utiliser un logiciel de CRM. Il vous permettra de déterminer l’origine de vos prospects, ainsi que les actions qui ont le mieux marché. De plus, il vous faudra analyser les résultats de vos campagnes de communication (emailing, SMS, etc …) pour pouvoir adapter votre stratégie en fonction du résultat obtenu. Analyser vos données vous permettra d’adapter votre stratégie. Vous pourrez déterminer si vous avez touché la bonne cible ou si au contraire la donnée collectée ne correspond pas à vos attentes.

Pour bien gérer sa base de données, il est d’une importance capitale de perpétuellement la mettre à jour ainsi que de dédoublonner pour avoir des données qualifiées. Puis, il vous faut les analyser pour pouvoir en tirer des conclusions et les exploiter. Mettez en place une stratégie. Prévoyez toutes vos actions et modifiez la si besoin en fonction des résultats de votre analyse.