En termes de gestion de vos contacts prospects, rencontrés dans les salons ou demandant une brochure, le réflexe qu’on a naturellement en l’absence d’un outil CRM est de les rentrer sur un tableur de type Excel : la saisie est simple et les filtres libres.
Mais un tableur est-il vraiment un outil approprié pour un suivi qualitatif des contacts ?

Vous vous en doutez, la réponse est négative : pour qualifier votre suivi, il faut pouvoir centraliser vos données et les actions menées.
Familiarité avec l’utilisation d’un tableur, copie des données en local sur votre ordinateur, sentiment de sécurité d’avoir vos données bien chez vous : les raisons de l’utilisation d’Excel peuvent sembler simples et peu onéreuses. Mais en réalité, la gestion des prospects sur un tel outil est chronophage et source d’erreurs pour un résultat finalement peu avantageux financièrement.

Gestion des contacts sur tableur : une fausse bonne idée…

La simplicité apparente de la gestion de la prospection sur Excel cache de nombreux problèmes parfois inattendus mais aux conséquences directes sur le recrutement :

• Les fichiers n’ont pas de modèle de données unique : les colonnes sont différentes, les données non harmonisées
• Les informations réparties entre différents fichiers rendent très difficile le suivi des mises à jour, on ne sait pas quel est le fichier est le plus récent, d’autres peuvent être oubliés
• La multiplication des fichiers crée une difficulté de recouper des fichiers différents
• Le suivi des actions menées est compliqué et non centralisé : export obligatoire pour envoi d’emails sur un outil séparé, relances téléphoniques sans alertes, rencontres mal renseignées

… contre une vraie qualification sur CRM

Tous ces travers peuvent être évités en centralisant les informations et les actions dans un CRM :

• l’information est partagée entre les utilisateurs : vous n’avez plus besoin de vous échanger des fichiers parfois obsolètes
• les fiches étant mises à jour par chaque utilisateur, vous êtes sûrs d’avoir la dernière version d’une fiche contact
• vous avez un suivi unique sur vos prospects : vous notez chaque interaction avec lui et chaque fois qu’il vous a demandé de la documentation
• vous n’avez plus qu’un seul outil pour toutes vos actions de communication, suivi centralisé
• vous créez un seul modèle de données pour garantir l’harmonisation de la saisie des informations

Concrètement, un outil CRM tel qu’Oscar Campus vous apporte donc :

• Une centralisation des contacts qui prévient la perte de données
• Un système d’emailing et de suivi intégré
• Un système de désinscription conforme au RGPD
• Un suivi optimal et partagé des relances et RDV
• Un gain de temps sur le traitement des fichiers, publipostages, filtres.

Tous ces bénéfices vous aident à économiser du temps et de l’argent que vous pourrez réemployer à l’élaboration de votre stratégie de communication ainsi qu’au traitement et à l’enrichissement de votre base.

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